Glossaire
Les mots de la GED, sans jargon
Gestion électronique de documents, archivage à valeur probante, dématérialisation : le vocabulaire du métier est truffé de sigles qui découragent. En voici 30, définis en français courant.
Sommaire
Les fondamentaux
Traitement et automatisation
Conformité et archivage
Confiance numérique
Sécurité et hébergement
Les fondamentaux
- GED — Gestion électronique de documents
- Ensemble des outils et méthodes qui permettent de capturer, classer, retrouver, partager et conserver les documents d'une organisation sous forme numérique. Une GED ne se limite pas au stockage : elle ajoute l'indexation, les droits d'accès, la traçabilité et le cycle de vie. C'est ce qui la distingue d'un simple disque partagé, où un fichier est retrouvable seulement si l'on se souvient de l'endroit où on l'a rangé.
- Voir aussi ECM — Enterprise Content Management Dématérialisation Indexation
- ECM — Enterprise Content Management
- Périmètre plus large que la GED : au document s'ajoutent les contenus non structurés de l'entreprise (emails, pages web, médias, formulaires) et les processus qui les entourent. En pratique, la frontière entre GED et ECM est surtout commerciale — les éditeurs emploient l'un ou l'autre selon l'ambition affichée.
- Voir aussi GED — Gestion électronique de documents
- Dématérialisation
- Remplacement d'un document papier, ou d'un processus qui reposait sur du papier, par son équivalent numérique. On distingue la dématérialisation dite « duplicative » (on numérise un original papier que l'on conserve) de la dématérialisation « native », où le document n'a jamais existé autrement que sous forme numérique. La seconde est la seule qui supprime réellement le papier.
- Voir aussi Capture Archivage à valeur probante
- Capture
- Première étape de la vie d'un document dans une GED : son entrée dans le système. Elle peut être manuelle (dépôt d'un fichier), automatique (scanner, email dédié, synchronisation d'un espace cloud, dépôt par un partenaire) ou issue d'une application tierce. La qualité de la capture détermine tout le reste : un document mal capturé sera mal indexé, donc introuvable.
- Voir aussi OCR — Reconnaissance optique de caractères Métadonnées
- Métadonnées
- Les informations qui décrivent un document sans faire partie de son contenu : date, auteur, type, client concerné, montant, statut, durée de conservation. Ce sont elles qui rendent un fonds documentaire exploitable — on ne cherche presque jamais « le document dont le troisième paragraphe parle de X », on cherche « les factures de ce client sur ce trimestre ».
- Voir aussi Indexation Plan de classement
- Indexation
- Opération qui rend un document retrouvable, en renseignant ses métadonnées et en analysant son contenu textuel. Elle peut être manuelle, assistée ou entièrement automatique. C'est le poste de coût historique de la GED, et le premier que l'automatisation a fait tomber.
- Voir aussi Métadonnées Recherche plein texte LAD / RAD — Lecture et reconnaissance automatique de documents
- Plan de classement
- Arborescence logique qui organise les documents d'une organisation, indépendamment de l'endroit où les fichiers sont physiquement stockés. Un bon plan de classement se lit sans mode d'emploi et survit au départ de celui qui l'a conçu — c'est le meilleur test pour le juger.
- Voir aussi Métadonnées Cycle de vie du document
- Recherche plein texte
- Recherche portant sur le contenu intégral des documents, et non sur leur seul nom de fichier ou leurs métadonnées. Elle suppose que le texte ait été extrait au préalable — nativement pour un document bureautique, par OCR pour un scan ou une photo.
- Voir aussi OCR — Reconnaissance optique de caractères Indexation
Traitement et automatisation
- OCR — Reconnaissance optique de caractères
- Technologie qui extrait le texte d'une image ou d'un PDF scanné, pour le rendre sélectionnable et surtout cherchable. Sans OCR, un contrat scanné n'est qu'une photo : aucune recherche ne le trouvera sur son contenu. La qualité du résultat dépend fortement de celle du scan d'origine.
- Voir aussi Recherche plein texte LAD / RAD — Lecture et reconnaissance automatique de documents Capture
- LAD / RAD — Lecture et reconnaissance automatique de documents
- Un cran au-dessus de l'OCR. La RAD reconnaît la nature du document (« ceci est une facture »), la LAD en extrait les informations utiles (numéro, date, montant, émetteur) pour alimenter les métadonnées sans saisie humaine. C'est là que la GED cesse d'être une armoire et commence à faire gagner du temps.
- Voir aussi OCR — Reconnaissance optique de caractères Indexation Workflow documentaire
- Workflow documentaire
- Circuit défini à l'avance que suit un document entre son arrivée et son classement final : lecture, validation, signature, notification, archivage. Le workflow transforme un document en processus — et rend visible, à tout moment, qui doit faire quoi et depuis quand il ne l'a pas fait.
- Voir aussi Cycle de vie du document Signature électronique Piste d'audit
- Versioning — Gestion des versions
- Conservation de l'historique successif d'un document, de sorte que chaque modification crée une version datée sans détruire la précédente. Il répond à la question qui empoisonne les disques partagés : lequel de « contrat_final_V3_corrigé_vraiment_final.docx » fait foi ?
- Voir aussi Piste d'audit Cycle de vie du document
Conformité et archivage
- Cycle de vie du document
- Suite des états que traverse un document, de sa création à son sort final : élaboration, validation, diffusion, conservation courante, archivage, puis destruction ou conservation définitive. Piloter le cycle de vie, c'est décider à l'avance quand un document devra disparaître — et s'y tenir.
- Voir aussi Durée de conservation Archivage à valeur probante
- Durée de conservation
- Temps pendant lequel un document doit être conservé, fixé par une obligation légale, fiscale ou contractuelle. Elle a deux bords, et le second est souvent oublié : conserver moins longtemps que la loi expose à un risque en cas de contrôle ou de litige, mais conserver au-delà de la finalité poursuivie contrevient au principe de limitation de la conservation du RGPD.
- Voir aussi RGPD — Règlement général sur la protection des données Cycle de vie du document
- Archivage à valeur probante
- Archivage organisé de façon à ce qu'un document numérique puisse être produit comme preuve, en démontrant qu'il n'a pas été altéré depuis son dépôt. Il repose sur un faisceau de garanties — intégrité, traçabilité, horodatage, pérennité du format — et non sur un simple stockage sécurisé. Sauvegarder n'est pas archiver : une sauvegarde protège de la perte, elle ne prouve rien.
- Voir aussi SAE — Système d'archivage électronique NF Z42-013 Coffre-fort numérique Piste d'audit
- SAE — Système d'archivage électronique
- Système dédié à la conservation des documents sur le long terme avec les garanties de l'archivage à valeur probante. Il se distingue de la GED par sa finalité : la GED gère les documents vivants, que l'on consulte et modifie ; le SAE fige les documents dont la vie active est terminée mais que l'on doit pouvoir produire.
- Voir aussi Archivage à valeur probante NF Z42-013
- NF Z42-013
- Norme française de référence pour l'archivage électronique. Elle décrit comment construire et faire tourner un système qui garde des documents numériques intacts dans la durée — et surtout comment le démontrer, ce qui est tout l'enjeu. Sa déclinaison internationale s'appelle ISO 14641.
- Voir aussi SAE — Système d'archivage électronique Archivage à valeur probante Coffre-fort numérique
- Coffre-fort numérique
- Espace de dépôt destiné à conserver des documents avec une garantie d'intégrité et un accès strictement contrôlé, y compris vis-à-vis de l'exploitant du service. Le terme est employé assez librement sur le marché : il vaut mieux regarder les garanties réellement apportées que le mot sur la plaquette.
- Voir aussi Archivage à valeur probante Chiffrement au repos
- Piste d'audit
- Journal qui enregistre, sans possibilité de retouche, qui a fait quoi sur quel document et quand : consultation, modification, partage, suppression. C'est la pièce maîtresse de la traçabilité — et sa valeur tient entièrement à une chose, l'impossibilité de réécrire le passé.
- Voir aussi Archivage à valeur probante Versioning — Gestion des versions RGPD — Règlement général sur la protection des données
- RGPD — Règlement général sur la protection des données
- Règlement européen encadrant le traitement des données personnelles. Pour une GED, il se traduit très concrètement : ne collecter que le nécessaire, savoir sur quelle base légale on traite, être capable de répondre à une demande d'accès, d'effacement ou de portabilité, et purger ce qui a dépassé sa durée de conservation.
- Voir aussi Durée de conservation Piste d'audit Souveraineté numérique
Confiance numérique
- Signature électronique
- Procédé permettant de manifester son consentement sur un document numérique et d'en garantir l'intégrité. Le règlement eIDAS en distingue trois niveaux — simple, avancée, qualifiée — dont les exigences et la force probante augmentent. Une signature scannée collée dans un PDF n'entre dans aucun des trois.
- Voir aussi eIDAS Horodatage qualifié Workflow documentaire
- eIDAS
- Règlement européen sur l'identification électronique et les services de confiance, qui fixe un cadre commun à la signature électronique, au cachet, à l'horodatage et à l'envoi recommandé électronique. C'est lui qui donne à une signature qualifiée un effet juridique équivalent à celui de la signature manuscrite dans toute l'Union.
- Voir aussi Signature électronique Horodatage qualifié
- Horodatage qualifié
- Service de confiance qui associe à un document une date et une heure certaines, attestées par un tiers qualifié, de façon à prouver qu'il existait bien sous cette forme à cet instant. Il est indissociable de l'archivage à valeur probante : sans date opposable, l'intégrité seule ne prouve pas grand-chose.
- Voir aussi eIDAS Archivage à valeur probante
- Cachet électronique
- Équivalent de la signature électronique pour une personne morale et non pour une personne physique. Là où la signature engage un individu, le cachet atteste de l'origine et de l'intégrité d'un document émis par une organisation — typiquement une facture ou une attestation émise en masse.
- Voir aussi Signature électronique eIDAS Facture électronique
- Facture électronique
- Facture émise, transmise et reçue sous une forme structurée, exploitable automatiquement par le système du destinataire. Un PDF envoyé par email n'en est pas une au sens réglementaire : il est lisible par un humain, pas par une machine. La distinction paraît formelle, elle est au cœur des réformes en cours sur la facturation.
- Voir aussi Factur-X Dématérialisation Cachet électronique
- Factur-X
- Format de facture hybride franco-allemand : un PDF lisible par un humain, dans lequel est embarqué un fichier XML contenant les mêmes données sous forme structurée, exploitable par un logiciel. L'intérêt est de ne pas avoir à choisir entre les deux publics — le comptable lit le PDF, le système lit le XML.
- Voir aussi Facture électronique
Sécurité et hébergement
- Chiffrement au repos
- Chiffrement des documents tels qu'ils sont stockés sur les disques, par opposition au chiffrement en transit qui ne protège que leur circulation sur le réseau. Il répond à une question précise : que verrait quelqu'un qui mettrait la main sur le support de stockage ? La réponse dépend surtout de l'endroit où sont gardées les clés.
- Voir aussi Multi-tenant — Cloisonnement Coffre-fort numérique
- Multi-tenant — Cloisonnement
- Architecture où une même application sert plusieurs organisations clientes, chacune ne voyant que ses propres données. La qualité du cloisonnement est ce qui sépare une architecture saine d'un incident majeur : il ne doit exister aucun chemin, même par erreur de programmation, par lequel un client puisse atteindre les documents d'un autre.
- Voir aussi Chiffrement au repos Souveraineté numérique
- Souveraineté numérique
- Maîtrise de la localisation de ses données et du droit auquel elles sont soumises. La question ne se limite pas à l'emplacement géographique des serveurs : la nationalité de l'hébergeur et de ses maisons mères compte tout autant, certaines législations extraterritoriales permettant à un État d'exiger des données hébergées ailleurs.
- Voir aussi RGPD — Règlement général sur la protection des données Multi-tenant — Cloisonnement
- SSO — Authentification unique
- Mécanisme permettant à un utilisateur d'accéder à plusieurs applications avec une seule authentification, gérée par le fournisseur d'identité de son organisation. Son intérêt est autant de sécurité que de confort : quand un collaborateur part, la coupure d'un seul compte ferme tous les accès d'un coup.
- Voir aussi Multi-tenant — Cloisonnement
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